Dönemsel Yönetim Sürecinde Görev Tanımı Nasıl Netleştirilir?

Dönemsel yönetim görevlendirmelerinde sonucu en çok belirleyen aşama, yöneticinin göreve başlamasından önce yapılan tanım çalışmasıdır. Doğru profilin bulunması, görevlendirmenin başarılı olması için tek başına yeterli değildir. Yöneticinin hangi kararları alabileceği, kimlerle hangi düzeyde çalışacağı ve görev süresinin sonunda kuruma neyi teslim edeceği tanımlı değilse, deneyimli bir yönetici de ilk haftalarını konumunu belirlemekle geçirir.

Bu durum kurumların dönemsel yönetim uygulamasına ilişkin en yaygın tereddüdünün de kaynağıdır. Kalıcı kadrodaki bir yöneticinin görev alanı zaman içinde kendiliğinden yerleşir; ilişkiler kurulur, teamüller oluşur, sınırlar deneyimle netleşir. Dönemsel bir görevlendirmede bu süre yoktur. Görevin kapsamı ilk günden itibaren tanımlı olmak durumundadır, çünkü görev süresi zaten sınırlıdır.

Görev tanımı bir sözleşme maddesi olmanın ötesinde, görevlendirmenin işleyiş biçimini belirleyen çerçevedir. Kurumun ne beklediği, yöneticinin neyi taahhüt ettiği ve bu iki tarafın hangi noktalarda bir araya geleceği bu çerçevede kayıt altına alınır.

Tanım çalışmasının kapsamı görevin türüne göre değişir. Belirli bir fonksiyonun yönetiminin devralındığı görevlendirmelerde tanım, mevcut işleyişin sürdürülmesi ile değiştirilecek alanların ayrıştırılması üzerine kurulur. Bir dönüşüm programının yürütülmesi söz konusu olduğunda ise program hedefleri, ara aşamalar ve kaynak ihtiyacı tanımın merkezinde yer alır. Kriz dönemlerinde devreye giren görevlendirmelerde ilk aşamada tanımlanabilecek başlık sayısı sınırlıdır; bu durumlarda tanım ilk otuz günlük dönemi kapsayacak biçimde yapılır ve sonrasında genişletilir.

Görev Tanımının Belirsiz Kaldığı Durumlarda Ortaya Çıkan Sonuçlar

Tanımın eksik kaldığı görevlendirmelerde ilk sonuç zaman kaybıdır. Dönemsel yönetici, karar alma yetkisinin sınırlarını uygulamayla öğrenmeye çalışır. Aldığı bir karar sonradan üst yönetim tarafından gözden geçirildiğinde, izleyen dönemde daha ihtiyatlı hareket eder. Kurum tarafında ise yöneticinin beklenen hızda ilerlemediği izlenimi oluşur. İki taraf da aynı belirsizliğin sonucunu farklı biçimde okur.

İkinci sonuç kalıcı kadroyla çakışmadır. Dönemsel yöneticinin sorumluluk alanı, mevcut ekipteki bir yöneticinin sorumluluk alanıyla açıkça ayrıştırılmadığında, aynı konuda iki farklı yönlendirme ortaya çıkar. Ekip hangi yönlendirmenin geçerli olduğunu belirlemek için üst yönetime başvurur ve görevlendirmenin hafifletmesi beklenen yük artar. Bu durum çoğu zaman kişiler arası bir uyum sorunu olarak yorumlanır, oysa kaynağı tanımın kendisidir.

Üçüncü sonuç görevin çıktısıyla ilgilidir. Görev süresinin sonunda kuruma neyin teslim edileceği baştan tanımlanmadığında, sonucun değerlendirilmesi öznel bir tartışmaya dönüşür. Kurum belirli bir dönüşümün tamamlanmasını beklerken, yönetici tanımlı bir yapının kurulmasını hedeflemiş olabilir. İki beklenti de makuldür, ancak aynı değildir. Çıktı tanımının önceden yapılması bu ayrışmayı ortadan kaldırır.

Dördüncü sonuç kurum içindeki algıyla ilgilidir. Görevlendirmenin amacı ekiple açık biçimde paylaşılmadığında, dönemsel yöneticinin varlığı çoğunlukla bir denetim işareti olarak okunur. Bu okuma, yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgiye erişimini yavaşlatır. Görevin hangi ihtiyaçtan doğduğunun ve ne kadar süreceğinin ekiple paylaşılması, bu ihtimali baştan ortadan kaldırır. Bilginin paylaşılmadığı durumlarda ekip kendi yorumunu üretir ve bu yorum genellikle olduğundan daha olumsuzdur.

Beşinci sonuç kurumun kendi hazırlığıyla ilgilidir. Görev tanımı çalışması aynı zamanda kurumun ihtiyacını kendi içinde netleştirdiği bir aşamadır. Bu çalışma yapılmadığında, görevlendirme kararı çoğunlukla bir sorunun belirtisine göre verilir. Belirti ile ihtiyacın örtüşmediği durumlarda, doğru profildeki bir yönetici yanlış tanımlanmış bir görev için sahaya çıkar. Tanım çalışmasının ilk çıktısı yöneticiye verilecek çerçeve değil, kurumun kendi ihtiyacına dair ortak bir okumadır.

Dönemsel Yönetim: Görev Tanımında Yer Alan Başlıklar

Dönemsel yönetim görevlendirmelerinde tanım çalışması, göreve başlamadan önce kurum yönetimi ve yönetici ile birlikte yürütülür. Aşağıdaki başlıkların tamamı yazılı hale getirilir ve iki tarafın onayıyla kayıt altına alınır.

•      Görevin amacı ve başarı ölçütü: Görevlendirmenin hangi ihtiyaçtan doğduğu ve süre sonunda hangi göstergelerle değerlendirileceği tanımlanır. Ölçüt sayısı sınırlı tutulur; her başlığın izlenebilir bir karşılığı olması aranır.

•      Karar yetkisi ve imza sınırları: Hangi kararların dönemsel yöneticiye ait olduğu, hangilerinin üst yönetim onayı gerektirdiği tutar ve etki sınırlarıyla birlikte yazılır. Personel, tedarik ve yatırım kararları ayrı ayrı ele alınır.

•      Raporlama hattı ve muhatap: Yöneticinin kime raporlayacağı ve kurum tarafında sürecin muhatabının kim olduğu belirlenir. Muhatabın tek bir kişi olması, görev süresince yön değişikliklerinin hızla çözülmesini sağlar.

•      Kalıcı kadro ile çalışma düzeni: Hangi ekiplerin doğrudan dönemsel yöneticiye bağlı çalışacağı, hangi alanlarda mevcut yöneticilerin sorumluluğunun devam edeceği ayrıştırılır.

•      Görev süresi ve gözden geçirme noktaları: Sürenin tamamı ile ara değerlendirme tarihleri birlikte belirlenir. Ara değerlendirmeler, kapsamın gözden geçirilmesi için tanımlı fırsatlar oluşturur.

•      Devir ve çıktı tanımı: Görev sonunda hangi belgelerin, süreçlerin ve bilgilerin kalıcı kadroya aktarılacağı baştan listelenir. Devir, görevin son haftasında gündeme gelen bir başlık olmaktan çıkar.

Tanım çalışmasına kimlerin katılacağı da sonucu etkiler. Üst yönetimin yanında, görevin doğrudan temas edeceği birimin sorumlusunun ve insan kaynakları tarafının çalışmada yer alması, kapsamın uygulamadaki karşılığının baştan görülmesini sağlar. Yalnızca üst yönetim düzeyinde yapılan tanımlar, sahadaki işleyişe ilişkin ayrıntıları çoğunlukla dışarıda bırakır ve bu ayrıntılar görev başladıktan sonra kapsam tartışması olarak geri döner. Çalışmanın süresi genellikle bir ila iki haftayla sınırlıdır ve görevlendirmenin toplam süresi içinde küçük bir paya karşılık gelir.

Aile kurumlarında ve hissedarların yönetimde doğrudan yer aldığı yapılarda tanım çalışması ek bir başlık içerir. Dönemsel yöneticinin hissedarlarla ilişkisinin hangi konularda doğrudan, hangi konularda profesyonel yönetim üzerinden yürüyeceği belirlenir. Bu ayrımın yapılmadığı görevlendirmelerde yönetici, aynı konuda birden fazla kaynaktan yönlendirme alır ve kararların hangi düzeyde kesinleştiği belirsiz kalır. Kurumsallaşma programlarında bu başlığın açıklığa kavuşturulması, görevin ilk aşamasındaki en belirleyici unsurlardan biridir.

Bu başlıkların yazılı hale getirilmesi, tanımın katı biçimde uygulanacağı anlamına gelmez. Görev süresince koşullar değişebilir ve kapsamın genişlemesi ya da daralması gerekebilir. Yazılı tanımın işlevi, değişikliğin fark edilmesini ve karara bağlanmasını sağlamaktır. Tanımın bulunmadığı durumlarda kapsam yine değişir, ancak bu değişiklik kimse tarafından kayıt altına alınmadığı için görev sonunda beklenti farkı olarak ortaya çıkar.

Tanım çalışmasının bir diğer işlevi doğru yönetici eşleştirmesidir. Görevin kapsamı netleştikçe aranan deneyimin niteliği de belirginleşir. Bir üretim tesisinde verimlilik programının yürütülmesi ile aynı tesiste finansal yapının yeniden kurulması, farklı geçmişlere sahip yöneticiler gerektirir. Kapsamın önceden tanımlanmadığı görevlendirmelerde eşleştirme genel bir profil tarifi üzerinden yapılır ve uyum sorunu görev başladıktan sonra ortaya çıkar. Ölçme değerlendirme uygulamaları bu aşamada, adayın çalışma tarzının kurumun mevcut yönetim düzeniyle uyumunu nesnel biçimde ortaya koyar.

E&E Group, dönemsel yönetim hizmetini dünyanın önde gelen dönemsel yönetim ağlarından Valtus Alliance'ın Türkiye partneri olarak yürütür. Bu iş birliği, görev tanımı çalışmasının uluslararası ölçekte denenmiş bir çerçeveyle yapılmasını ve aday havuzunun Türkiye ile sınırlı kalmamasını sağlar.

Tanımın Görev Süresince Güncel Tutulması

Görev tanımı, görevlendirmenin başında tamamlanan ve dosyaya kaldırılan bir belge olarak ele alındığında işlevini kısa sürede yitirir. Dönemsel görevlendirmeler çoğunlukla kurumun zorlandığı bir dönemde başlar ve bu dönemlerde koşullar hızlı değişir. Başlangıçta tanımlanan kapsam, ikinci ayda geçerliliğini korumayabilir.

Görevin ilk otuz günü bu açıdan ayrı bir plan gerektirir. Bu dönemde dönemsel yönetici mevcut durumu kendi gözlemiyle ortaya koyar ve başlangıçtaki tanımın uygulamadaki karşılığını değerlendirir. Kurum tarafında bu dönem için hangi bilgilere erişim sağlanacağı, hangi toplantılara katılım olacağı ve hangi kişilerle görüşme yapılacağı önceden belirlenir. Erişimin planlanmadığı görevlendirmelerde ilk ay büyük ölçüde bilgi toplamakla geçer ve görev süresinin dörtte biri hazırlık aşamasında tükenir.

Görevlendirmenin ekiple paylaşılma biçimi de tanım çalışmasının bir parçasıdır. Duyurunun kim tarafından, hangi kapsamda ve hangi aşamada yapılacağı önceden kararlaştırılır. Duyuruda görevin amacı, süresi ve dönemsel yöneticinin sorumluluk alanı yer aldığında, ekibin süreçle kurduğu ilişki baştan tanımlı hale gelir. Bilginin kademeli olarak yayıldığı durumlarda ise farklı birimler farklı düzeyde bilgiye sahip olur ve bu fark görev süresince koordinasyon güçlüğü yaratır.

Ara değerlendirme noktaları bu nedenle tanımın parçası olarak belirlenir. Bu görüşmelerde ilerleme durumu, başlangıçta konulan ölçütlere göre gözden geçirilir ve kapsamda değişiklik gerekip gerekmediği ele alınır. Değişiklik gerekiyorsa yeni kapsam yazılı olarak güncellenir. Bu güncelleme kısa bir ek belge biçiminde yapılabilir; önemli olan biçimi değil, iki tarafın aynı tanımı paylaşmasıdır.

Kapsam genişlemesi bu görüşmelerde en sık karşılaşılan durumdur. Dönemsel yönetici belirli bir alanda görev yaparken, komşu alanlardaki sorunlar da görünür hale gelir ve kurum bu alanların da ele alınmasını talep eder. Talebin karşılanabilir olup olmadığı süre ve kaynak açısından değerlendirilir. Kapsamın süre uzatılmadan genişletilmesi, ilk tanımlanan hedeflerin gerçekleşme ihtimalini düşürür. Bu değerlendirmenin görüşme sırasında açıkça yapılması, görev sonundaki sonuç tartışmasını önler.

Ara değerlendirmelerin bir diğer konusu kalıcı kadroyla ilişkidir. Görevin ilerleyen aşamalarında, başlangıçta dönemsel yöneticiye bağlı çalışan bazı alanların kalıcı kadroya devredilmesi gündeme gelebilir. Bu devrin kademeli olarak planlanması, görev sonundaki toplu devir yükünü azaltır ve ekibin yeni düzene uyumunu kolaylaştırır. Devir aşamasının nasıl yürütüldüğü Dönemsel Yönetim Görevi Tamamlandığında Devir Nasıl Yapılır? yazısında ayrıntılı olarak ele alınıyor.

Görev tanımının netliği, görevlendirmenin maliyet tarafını da doğrudan etkiler. Kapsamı tanımlı bir görev, süre ve kaynak açısından öngörülebilir bir çerçeve oluşturur. Tanımın belirsiz kaldığı görevlendirmelerde ise süre uzar, ek kaynak ihtiyacı doğar ve toplam maliyet başlangıçtaki değerlendirmenin üzerine çıkar. Bu değerlendirmenin nasıl yapıldığı Dönemsel Yönetim Kararının Maliyet Tarafı Nasıl Değerlendirilir? yazısında inceleniyor.

Görev süresinin son çeyreğinde tanım bir kez daha gözden geçirilir. Bu aşamada değerlendirilen konu, başlangıçta belirlenen çıktıların hangilerinin tamamlandığı ve kalan sürede hangilerinin tamamlanabileceğidir. Tamamlanamayacağı görülen başlıkların kalıcı kadroya nasıl devredileceği bu aşamada karara bağlanır. Bu gözden geçirmenin yapılmadığı görevlendirmelerde son haftalar, tamamlanmamış işlerin hızla kapatılmasına ayrılır ve devir

çalışması yeterli süre bulamaz.

Tanım çalışmasının kurumsal karşılığı, dönemsel yönetimin kişiye bağlı bir çözüm olmaktan çıkıp tanımlı bir uygulamaya dönüşmesidir. Aynı kurumda farklı dönemlerde yürütülen görevlendirmeler aynı çerçeveyle kurgulandığında, kurum kendi ihtiyacını daha isabetli tanımlar ve sonraki görevlendirmelerin hazırlık süresi kısalır.

E&E Group, Valtus Türkiye partneri olarak Türkiye'deki kurumların dönemsel yönetim ihtiyaçlarını global standartlarda ve lokal uzmanlıkla karşılıyor, doğru liderliği doğru zamanda hayata geçiriyor. Kurumunuzdaki bir görevlendirmenin kapsamını ve görev tanımını birlikte değerlendirmek için iletişime geçebilirsiniz.