Hangi Görevler Dönemsel Yöneticiye Devredilir?

Kurumlar dönemsel yönetimi çoğunlukla boşalan bir pozisyon üzerinden düşünür. Bir yönetici ayrılır, yerine kalıcı atama yapılana kadar geçecek süre için dışarıdan bir isim devreye girer. Bu tablo doğru, ancak dönemsel yönetimin kapsamının yalnızca bir bölümünü anlatıyor.

Uygulamada devredilen şey pozisyon değil, tanımlı bir görevdir. Görevin ne olduğu; sürenin uzunluğunu, yöneticinin yetki alanını, kurum içindeki muhatabını ve dönem sonunda beklenen çıktıyı doğrudan belirler. Aynı unvanla başlayan iki dönemsel görev, içeriği farklı olduğu için birbirine benzemez.

Görev tipinin baştan tanımlanması kurum açısından iki soruyu da yanıtlar: hangi profilin aranacağı ve dönemin ne zaman tamamlanmış sayılacağı. Tanım yapılmadığında dönemsel yönetici kuruma girer, ilk haftalar görev alanının sınırlarını anlamakla geçer ve kazanılan zaman burada erir.

Görev tanımı, dönemsel yönetimin kurum içinde nasıl anlatılacağını da belirliyor. Ekibe yeni bir yöneticinin geldiğinin söylenmesiyle belirli bir programı yürütmek üzere bir yöneticinin görevlendirildiğinin söylenmesi arasındaki fark, ekibin dönem boyunca kuracağı ilişkiyi etkiliyor.

Aşağıda kurumların dönemsel yönetime devrettiği görev tiplerini, bir görevin devredilebilir olmasının hangi koşullara bağlı olduğunu ve kalıcı atamayla arasındaki ayrımı ele alıyoruz.

Kurumların Devrettiği Görev Tipleri

Yürüttüğümüz projelerde devredilen görevler birkaç başlıkta toplanıyor. Bu başlıklar sektörden bağımsız; aynı görev tipi üretimde de finans kurumunda da aynı mantıkla kurulur:

•     Beklenmedik bir ayrılıkla boşalan kritik rolün kesintisiz yürütülmesi

•     Tek seferlik bir programın yönetimi: sistem geçişi, sertifikasyon, yeni hat devreye alma

•     Satın alma veya birleşme sonrasında entegrasyonun yürütülmesi

•     Kurumda bulunmayan bir fonksiyonun sıfırdan kurulması

•     Bir birimin veya tesisin kapanışı ile taşınma sürecinin yönetimi

•     Performansı hedefin altında kalan bir birimin toparlanması

•     Yeni bir pazara veya coğrafyaya girişte ilk yapının oturtulması

Bu başlıkların hepsinde ortak olan şey, işin kurumun kendi takviminden bağımsız bir aciliyet taşıması. Görev ertelenebiliyorsa kurum kalıcı atamayı bekler. Ertelenemiyorsa devreye dönemsel yönetim giriyor.

Birinci başlık en bilinen olanı. Kritik bir rol boşaldığında kurumun işleyişi beklemez; raporlama, müşteri ilişkisi, tedarik ve ekip yönetimi aynı hızda sürer. Dönemsel yönetici bu dönemde işi yürütür ve kalıcı atama sürecinin acele edilmeden tamamlanmasına alan açar. Bu görevde beklenen çıktı dönüşüm değil, sürekliliktir.

Program yönetimi görevleri farklı bir çerçeveye oturur. Sistem geçişi, sertifikasyon süreci veya yeni bir hattın devreye alınması, kurumun mevcut yöneticilerinin günlük işine ek olarak taşıyabileceği bir yük olmaktan çıktığında devredilir. Burada görevin başı ve sonu bellidir; çıktı da tanımlıdır. Kurum, kendi yöneticilerini asli işlerinden ayırmadan programı tamamlar.

Entegrasyon görevleri kurum içinde tarafsız bir yönetimi gerektirir. Birleşme sonrasında iki yapının süreçleri, raporlama düzeni ve ekipleri bir araya gelir. Bu dönemde her iki taraftan bağımsız bir yöneticinin görev alması, kararların kurum içi dengelerden ayrı kurulmasını kolaylaştırır.

Sıfırdan kurulacak fonksiyonlar ise deneyim gerektirir. Kurumda daha önce bulunmayan bir ihracat, kalite veya veri yönetimi fonksiyonunun kurulması, o işi başka kurumlarda kurmuş bir yöneticiyle hızlanır. Yapı oturduktan sonra fonksiyonun kalıcı yöneticisi devreye girer. Bu görev tipinde devir aşaması, görevin kendisi kadar önemlidir; devrin nasıl yürütüldüğünü Dönemsel Yönetim Görevi Tamamlandığında Devir Nasıl Yapılır? yazısında ayrıntılı olarak ele aldık.

Kapanış ve taşınma görevleri kendi içinde bir uzmanlık alanı. Süreç, üretim takvimi, yasal yükümlülükler, ekip iletişimi ve varlıkların devri aynı dönemde yürür. Bu görevlerde dönemsel yöneticinin daha önce benzer bir dönem yürütmüş olması belirleyici oluyor.

Kapanış ve taşınma dönemlerinde ekip iletişimi görevin ayrı bir başlığı. Dönem boyunca ekibin hangi bilgiyi kimden alacağı tanımlanır ve bu akış dönemsel yöneticiyle kurum içindeki muhatabı arasında paylaşılır. İşin teknik tarafı ile insan tarafı bu görevlerde birlikte yürüyor.

Toparlanma ve büyüme görevleri ise ölçülebilir bir hedefe bağlanır. Birimin hangi göstergede nereye geleceği baştan tanımlanır ve dönem bu göstergeyle kapanır.

Görevin kurum dışındaki muhatapları da devir kapsamında tanımlanıyor. Müşteri ilişkisi, tedarikçi görüşmeleri ve denetim süreçleri dönem boyunca sürer. Bu ilişkilerin dönemsel yönetici tarafından mı yoksa üst yönetim tarafından mı yürütüleceği baştan belirlendiğinde kurum dışına tek bir muhatap görünüyor.

Devredilen görevlerin bir bölümü kurumun kendi yöneticilerinin yürütebileceği işlerdir; devrin gerekçesi yetkinlik değil kapasitedir. Mevcut yöneticinin asli işini sürdürürken yeni bir programı da üstlenmesi beklendiğinde her iki işin hızı düşer. Dönemsel yönetim bu durumda kurumun kendi ekibini asli işinde tutuyor.

Görev tiplerinin süresi birbirinden ayrışıyor. Kritik rolün yürütülmesi kalıcı atama sürecinin uzunluğuna bağlıdır. Program yönetimi, programın kendi takvimiyle sınırlıdır. Fonksiyon kurma görevleri yapı oturana kadar sürer ve genellikle en uzun dönemlerdir. Kapanış görevleri ise yasal ve idari adımların tamamlanmasıyla kapanır.

Görev tipi aranan profili de belirliyor. Süreklilik beklenen bir görevde kurumun işleyişine hızlı uyum sağlayan, ekiple çalışmayı önceleyen bir profil öne çıkar. Dönüşüm beklenen görevlerde benzer bir dönemi daha önce yürütmüş, karar almaktan çekinmeyen bir profil aranır. Görev hangi yönü gerektiriyorsa eşleştirme ona göre yapılıyor.

Bazı dönemlerde tek bir görev tipi değil, iki tipin birleşimi devredilir. Kritik bir rol boşalırken aynı dönemde bir program da yürüyor olabilir. Bu durumda hangisinin öncelikli olduğu baştan belirlenir; ikisinin aynı ağırlıkta yürütülmesi beklendiğinde dönem sonunda ikisi de yarım kalır.

Dönemsel Yönetici: Bir Görevin Devredilebilir Olması Neye Bağlı

Her görev dönemsel yönetime devredilmeye uygun değildir. Uygunluğu belirleyen ilk koşul çıktının tanımlanabilmesi. Dönem sonunda nelerin tamamlanmış olacağı yazılı hâle getirilebiliyorsa görev devredilebilir. Tanım yapılamıyorsa kurumun önce ihtiyacını netleştirmesi gerekir.

Çıktı tanımının yazılı olması kurumun kendi içindeki beklentileri de hizalıyor. Görevin kapsamı farklı birimlerde farklı anlaşıldığında dönemsel yönetici birbiriyle örtüşmeyen taleplerle karşılaşır. Tek bir tanım üzerinde anlaşılması bu durumu baştan çözüyor.

İkinci koşul yetkidir. Dönemsel yönetici karar alacak, bütçe kullanacak ve ekip yönetecekse bu alanın sınırı baştan belirlenir. Hangi kararın kendisinde, hangisinin üst yönetimde kaldığı tanımlı olduğunda dönem hızlanır. Yetki alanı belirsiz kalan görevlerde yönetici her adımda onay beklemek durumunda kalır.

Üçüncü koşul kurum içindeki muhataptır. Dönemsel yöneticinin kime bağlı çalıştığı, hangi ekiple ilerlediği ve dönem boyunca kiminle düzenli görüştüğü tanımlanır. Bu ilişki kurulmadığında yönetici kurumun bilgisine erişemez ve deneyimini kullanacağı zemini bulamaz.

Dördüncü koşul bilgi erişimi. Görevin gerektirdiği veriye, sisteme ve geçmiş kararların arka planına ulaşamayan bir yönetici, dönemin ilk bölümünü bilgi toplamakla geçirir. Devir öncesinde kurumun bu erişimi hazırlaması, kazanılan zamanı doğrudan etkiliyor.

Beşinci koşul ekibin bilgilendirilmesi. Dönemsel yöneticinin neden geldiği, hangi görevi yürüteceği ve dönemin ne kadar süreceği ekibe açık biçimde aktarıldığında çalışma ilk günden başlar. Bu bilgilendirme yapılmadığında ekip görevin kapsamını kendi yorumuyla tamamlar.

Koşulların tamamı hazırlandığında devir tek bir görüşmeyle tamamlanabiliyor. Kurumun mevcut durumu, açık konular ve dönem hedefi yazılı bir özetle aktarıldığında dönemsel yönetici ilk haftanın sonunda çalışmaya başlıyor.

Bu beş koşul sağlandığında görev tipinden bağımsız olarak dönem işler. Koşulların bir bölümü eksik kaldığında ise sorun yöneticinin deneyiminde değil, görevin kurgusunda ortaya çıkar. Kurumlarla çalışmaya bu nedenle profil eşleştirmesinden önce görev tanımıyla başlıyoruz.

Altıncı koşul görevin kaynağı. Dönemsel yöneticinin kullanacağı bütçe ve ekip tanımlı değilse görev kâğıt üzerinde kalır. Kaynağın kimin onayına bağlı olduğu ve hangi sınıra kadar kullanılabileceği görev tanımının içinde yer alıyor.

Çıktının tanımı görev tipine göre değişiyor. Süreklilik görevlerinde çıktı, dönem boyunca işleyişin kesintiye uğramamasıdır. Program görevlerinde tamamlanan aşamalardır. Fonksiyon kurma görevlerinde kurulan yapı, tanımlı süreçler ve göreve hazır ekiptir. Kapanış görevlerinde tamamlanan idari adımlar ve devredilen varlıklardır.

Görevin kurum içinde duyurulma biçimi de hazırlığın parçası. Dönemsel yöneticinin kime bağlı olduğu, hangi konularda karar aldığı ve dönemin kapsamı ekibe ve ilgili birimlere aynı içerikle aktarılır. Bu bilgilendirme yapıldığında yöneticinin ilk haftası tanışmayla değil işle geçiyor.

Kalıcı Atama ile Dönemsel Görev Arasındaki Ayrım

Bazı ihtiyaçlar için kalıcı atama daha doğru bir karardır. Rolün kurumda uzun vadeli bir gündemi varsa, ekibin aynı yöneticiyle yıllara yayılan bir ilişki kurması bekleniyorsa ve işin niteliği kurum kültürüne derin bir yerleşme gerektiriyorsa arama süreci kalıcı atamaya yönelir.

Dönemsel yönetim, kararın kendisini geciktirmeden zaman kazanmak gerektiğinde devreye girer. Kurum kalıcı yöneticisini ararken işin durmaması, programın takvimde kalması veya yeni bir yapının kurulmuş olması sağlanır. İki yol birbirinin alternatifi değil, aynı kararın iki farklı aşamasıdır; birçok projede dönemsel görev, kalıcı atamanın profilini de netleştirir.

Kurum içi ek görevlendirme üçüncü bir seçenek olarak gündeme gelir. Mevcut bir yöneticinin dönem boyunca ek sorumluluk alması kısa dönemler için işler. Buna karşılık görev süresi uzadığında yöneticinin asli işi ile ek görevi arasındaki denge bozulur. Görevin süresi ve yoğunluğu bu üç seçenek arasındaki kararı büyük ölçüde belirliyor.

Karar verilirken görev tipinin yazılı hâle gelmesi yeterli oluyor. Hangi çıktının beklendiği, sürenin ne kadar olduğu ve yetki alanının nerede başlayıp bittiği tanımlandığında hangi yolun uygun olduğu kendiliğinden görünür hâle gelir. Dönemsel yönetim hizmetimiz kapsamında kurumlarla önce bu tanımı kuruyor, profil eşleştirmesini tanımın üzerine yapıyoruz.

Kararın kurum içinde nasıl konumlandırıldığı da sonucu etkiliyor. Dönemsel yönetim bir eksikliğin ifadesi olarak değil, tanımlı bir dönemin yönetimi olarak anlatıldığında ekip çalışmayı destekliyor.

Dönem sonunda kurumda kalan yalnızca tamamlanmış görev değil. Kurulan süreçler, yazılı hâle gelen iş akışları ve ekibin edindiği çalışma düzeni kurumda kalıyor. Devir aşaması bu nedenle görev tanımının içinde baştan yer alıyor.

İki yol arasındaki karar zaman tarafında da ayrışıyor. Kalıcı atama süreci, doğru profilin bulunması ve adayın mevcut kurumundan ayrılması nedeniyle aylara yayılabilir. Dönemsel görevde başlama süresi kısadır; eşleştirme mevcut profil havuzu üzerinden yapılır ve yönetici kısa sürede göreve başlar.

Dönemsel görevin bir diğer özelliği kararın geri döndürülebilir olması. Görev tanımlı bir süre için kurulur; dönem sonunda kurum yapıyı kalıcı bir atamayla sürdürmeye ya da fonksiyonu farklı bir düzende devam ettirmeye karar verir. Bu esneklik, yapısını henüz netleştirmemiş birimlerde belirleyici oluyor.

Aynı kurumla birden fazla görev yürütüldüğünde devir süresi kısalıyor. Kurumun raporlama düzeni, karar akışı ve ekip yapısı zaten tanımlı olduğu için dönemsel yönetici doğrudan göreve odaklanıyor.

Kurumların bir bölümü aynı dönemde iki yolu birlikte yürütüyor: dönemsel yönetici göreve başlarken kalıcı atama süreci de açılıyor. Bu düzende dönemsel yönetici, kalıcı yöneticinin devraldığı yapıyı da hazırlamış oluyor.

E&E Group, Valtus Türkiye partneri olarak Türkiye'deki kurumların dönemsel yönetim ihtiyaçlarını global standartlarda ve lokal uzmanlıkla karşılıyor, doğru liderliği doğru zamanda hayata geçiriyor. Kurumunuzdaki görevi birlikte tanımlamak iletişime geçebilirsiniz.