Dönemsel Yönetici Ataması Kurum İçinde Nasıl Duyurulur?

Dönemsel yönetim kararı alınırken kurum içinde çok sayıda başlık üzerinde çalışılır. İhtiyacın kapsamı belirlenir, görev tanımı yazılır, süre ve bütçe netleştirilir, aday değerlendirmesi yapılır. Sözleşme imzalandığında bu çalışmanın tamamlandığı düşünülür. Oysa görevin sahadaki karşılığını belirleyen bir adım daha vardır ve çoğu zaman en son anda ele alınır: atamanın kurum içinde nasıl duyurulacağı.

Bu adımın hafife alınmasının nedeni, duyurunun idari bir işlem gibi görünmesidir. Bir bilgilendirme yazısı hazırlanır, ilgili birimlere iletilir ve konunun kapandığı varsayılır. Ancak dönemsel yönetici, göreve başladığı gün itibarıyla mevcut bir ekiple, yerleşmiş bir çalışma biçimiyle ve halihazırda süren işlerle karşılaşır. Bu ekibin göreve nasıl baktığı, ilk haftalarda kurulacak çalışma ilişkisini doğrudan belirler. Duyuru, bu bakışın şekillendiği ilk andır.

Dönemsel yönetim, kalıcı bir kadro ataması değildir ve bu fark ekibe açık biçimde aktarılmadığında boşluk yorumla dolar. Kurum içinde en sık ortaya çıkan sorular bellidir: bu görev neden dışarıdan bir isimle karşılanıyor, mevcut ekipten neden kimse değerlendirilmedi, bu atama bir yeniden yapılanmanın habercisi mi, görev süresi sonunda ne olacak. Bu soruların yanıtsız kalması, dönemsel yöneticinin ilk haftalarını bilgi toplamak yerine güven kurmaya harcamasına yol açar.

Bu yazıda duyurunun zamanlamasını ve kapsamını, ekibe aktarılan mesajın nasıl kurulduğunu ve kurum dışı paydaşlara yapılacak bilgilendirmenin çerçevesini ele alıyoruz.

Dönemsel Yönetici Duyurusunun Zamanlaması ve Kapsamı

Duyuru, dönemsel yönetim sürecinin ayrı bir aşaması olarak ele alındığında karşılığını verir. Görev tanımı, aday seçimi ve sözleşme kadar planlanması gereken bir adımdır; zamanlaması, kapsamı ve kanalı önceden belirlenir. Bu planlama yapılmadığında duyuru, başlangıç tarihine birkaç gün kala hazırlanan bir metne dönüşür ve görevin ilk haftalarındaki soruları karşılayamaz.

Zamanlamada belirleyici ilke, duyurunun dönemsel yöneticinin göreve başlamasından önce yapılmasıdır. Kişi kuruma geldikten sonra yapılan bir bilgilendirme, ekip için çoktan başlamış bir durumun açıklanması anlamına gelir. Bu sıralama, ekipte kararın kendilerinden gizlendiği izlenimi bırakır. Uygulamada işleyen aralık, başlangıçtan birkaç iş günü öncesidir: konunun kurum içinde konuşulmaya başlaması için yeterli, spekülasyon üretecek kadar uzun olmayan bir süre.

Duyurudan önce yönetim ekibi içinde mutabakatın sağlanmış olması, aktarılan mesajın tutarlılığını belirler. Atamanın gerekçesi, görev kapsamı ve süresi konusunda birim yöneticileri arasında farklı anlayışlar kaldığında, bu farklılık duyurunun ardından ekiplere farklı biçimlerde yansır. Duyuru metninin hazırlanmasından önce ilgili yöneticilerle kısa bir hizalama görüşmesi yapılması, sonraki haftalarda ortaya çıkacak soruların büyük bölümünü baştan karşılar. Duyurunun kademeli yapılması da aynı ölçüde önemlidir. Doğrudan etkilenen ekiple, yani dönemsel yöneticiye bağlı çalışacak kişilerle ve ilgili birim yöneticileriyle önce ayrı bir görüşme yapılır. Bu görüşme yazılı bir bildirimle değil, karşılıklı konuşma imkânı bırakan bir formatta yürütülür. Genel duyuru bunun ardından gelir. Sıralamanın tersine çevrilmesi, doğrudan etkilenen kişilerin haberi genel bir yazıdan öğrenmesi anlamına gelir ve bu, kurumun o ekibe verdiği önemle ilgili istenmeyen bir mesaj taşır.

Kanal seçimi de bu aşamanın parçasıdır. Yalnızca yazılı bir bildirimle yapılan duyuru, soruların iletilebileceği bir alan bırakmaz ve konu kurum içinde gayriresmi kanallarda konuşulmaya devam eder. Yalnızca sözlü yapılan bir duyuru ise görev kapsamı ve raporlama hattı gibi başlıklarda hatırlanan bilginin kişiden kişiye değişmesine yol açar. Uygulamada işleyen yapı ikisinin birlikte kullanılmasıdır: doğrudan etkilenen ekiple yapılan toplantının ardından, aynı çerçeveyi içeren kısa bir yazılı bildirimin paylaşılması.

Duyuruyu kimin yaptığı da mesajın ağırlığını belirler. Bilgilendirmenin dönemsel yöneticinin bağlı olacağı üst yönetici tarafından yapılması, atamanın yönetimin kararı olduğunu ve göreve kurumsal bir sahiplik verildiğini gösterir. İnsan kaynakları biriminden gönderilen bir yazı, aynı içerik taşısa bile idari bir bildirim olarak okunur ve kararın arkasındaki gerekçe görünmez kalır. Duyurunun ne kadar ayrıntı taşıyacağı da bu aşamada belirlenir. Kararın arkasındaki tüm değerlendirmenin paylaşılması gerekmez; kurumun mali durumuna, devam eden görüşmelere ya da henüz kesinleşmemiş yapısal kararlara ilişkin bilgilerin duyuru kapsamına alınmaması olağandır. Belirleyici ölçüt, ekibin kendi işini yürütmek ve yeni yapıyı anlamak için ihtiyaç duyduğu bilgidir. Bu ölçütün üzerine çıkan ayrıntılar duyuruyu ağırlaştırır, altında kalan bir içerik ise soruların yanıtsız kalmasına yol açar.

Kapsam tarafında en çok tereddüt edilen konu, görevin süreli olduğunun söylenip söylenmeyeceğidir. Bu bilgi açık biçimde paylaşılır. Sürenin gizlenmesi kısa vadede sorunsuz görünse de, ekip birkaç hafta içinde durumu kendiliğinden fark eder ve o noktada duyurunun tamamı sorgulanır hale gelir. Görevin süreli olduğunun baştan bilinmesi, ekibin çalışma ilişkisini doğru bir çerçeveye oturtmasını sağlar. Aynı şekilde, dönemsel yöneticinin hangi konularda karar yetkisi taşıdığı ve raporlama hattının nasıl kurulduğu ilk duyuruda yer alır. Bu çerçevenin sonradan netleştirilmesi, ilk haftalarda çift başlılık yaratır. Görev kapsamının yazılı biçimde nasıl netleştirildiğini Dönemsel Yönetim Sürecinde Görev Tanımı Nasıl Netleştirilir? başlıklı yazımızda ayrıntılı olarak ele almıştık; duyuru, o tanımın kurum içine aktarılan halidir.

Ekibe Aktarılan Mesajın Kurulması

Duyuru metninin işlevi, atamanın gerekçesini ekibin anlayabileceği bir çerçeveye oturtmaktır. Bu gerekçe kurumun gerçek durumundan çıkarılır. Bir birimin yöneticisiz kalması, kapsamlı bir projenin ek yönetim kapasitesi gerektirmesi, belirli bir alanda kurumun içinde bulunmayan bir uzmanlığa ihtiyaç duyulması ya da bir geçiş döneminin yönetilmesi bunların başlıcalarıdır. Gerekçenin açık biçimde ifade edilmesi, ekibin kendi konumunu bu çerçeve içinde görmesini sağlar.

Gerekçenin aktarılma biçiminde bir başka ayrım daha gözetilir. Dönemsel yönetim, kurumun yönetim kapasitesini belirli bir dönem için genişletme kararıdır; bir eksikliğin telafisi olarak sunulduğunda ekipte savunmacı bir tutum oluşur. Aynı kararın, öngörülen bir ihtiyaca karşı zamanında alınmış bir önlem olarak aktarılması ise ekibin göreve katkı verme eğilimini yükseltir. İki anlatım arasındaki fark, kullanılan birkaç cümlede belirir ve görev süresi boyunca hissedilir.

Mesajın kurulmasında en çok dikkat gerektiren nokta, mevcut ekibe ilişkin örtük bir değerlendirme taşımamasıdır. Dışarıdan bir yöneticinin göreve gelmesi, ekipte "yetersiz görüldük" yorumuna açık bir durumdur. Bu yorumu önleyen şey, gerekçenin kişilere değil kapasiteye ve zamanlamaya bağlanmasıdır. Belirli bir dönemde ek bir yönetim kapasitesine ihtiyaç duyulduğunun söylenmesi ile mevcut yapının bu işi yürütemediğinin ima edilmesi arasında ekip açısından büyük fark vardır.

Mesajın kurulmasında gözetilen bir başka nokta, dönemsel yöneticinin kuruma ne getirdiğinin somut biçimde ifade edilmesidir. Kişinin daha önce hangi tür görevlerde bulunduğu ve hangi alanda deneyim taşıdığı kısaca aktarıldığında, ekip için atama soyut bir karar olmaktan çıkar. Bu aktarımın uzun bir özgeçmiş özetine dönüşmemesi, yalnızca görevle ilgili olan kısmı kapsaması yeterlidir.

Duyurunun kapsaması gereken başlıklar şunlardır:

•      Görevin hangi ihtiyaçtan doğduğu ve hangi dönemi kapsadığı

•      Dönemsel yöneticinin sorumluluk alanı ve karar yetkisinin sınırları

•      Raporlama hattı: kimin kime bağlı çalışacağı ve mevcut yapıda ne değiştiği

•      Görev süresince mevcut ekibin rollerinde bir değişiklik olup olmayacağı

•      Görev sonunda öngörülen yapı ve devrin nasıl planlandığı

•      Soruların hangi kanaldan iletileceği

Bu başlıkların tamamının tek bir metinde toplanması, sonradan başvurulabilecek ortak bir kaynak oluşturur. Ekipten gelen soruların büyük bölümü, aradan birkaç hafta geçtikten sonra da aynı başlıklar etrafında toplanır; yazılı bir çerçevenin bulunması bu soruların tutarlı biçimde

yanıtlanmasını sağlar.

Son madde çoğu duyuruda atlanır. Ekibin sorularını iletebileceği açık bir kanal tanımlanmadığında bu sorular kurum içinde başka biçimlerde dolaşıma girer. Bu kanalın hem üst yöneticiyi hem dönemsel yöneticinin kendisini kapsaması, ilk temasın erken kurulmasını sağlar.

Duyurunun ardından gelen ilk hafta, mesajın karşılık bulup bulmadığının görüldüğü dönemdir. Dönemsel yöneticinin ekiple ilk temasının erken kurulması, yazılı duyurunun taşıyamayacağı bir işlevi yerine getirir. Bu temas, kapsamlı bir tanışma toplantısı biçiminde olabileceği gibi, ekipteki kişilerle yapılan kısa ve ayrı görüşmeler biçiminde de kurgulanabilir. İkinci yöntem, özellikle tedirginliğin yüksek olduğu durumlarda daha iyi sonuç verir; kişilerin sorularını grup önünde değil doğrudan iletmesine imkân tanır.

Orta kademe yöneticilerin bu aşamada ayrıca hazırlanması gerekir. Ekipten gelen soruların büyük bölümü üst yönetime değil, doğrudan bağlı olunan yöneticiye iletilir. Bu yöneticilerin görev kapsamı, süre ve raporlama yapısı konusunda net bilgiye sahip olmaması durumunda verilen yanıtlar birbirinden ayrışır ve duyurunun kurduğu çerçeve ilk haftada dağılır. Duyuru öncesinde bu kademeye ayrı bir bilgilendirme yapılması yerleşmiş bir uygulamadır.

Duyurunun dilinde de belirli bir tutum gözetilir. Atamanın olağanüstü bir gelişme olarak sunulması, ekipte beklenti ve tedirginliği aynı anda yükseltir. Görevin kurumun yönetim uygulamalarının bir parçası olarak aktarılması ise dönemsel yöneticinin göreve başladığı ilk günden itibaren işini yapmasına imkân tanır. Uluslararası uygulamada dönemsel yönetimin yerleşik bir yöntem olduğunun kısaca belirtilmesi, bu çerçeveyi kurmakta işlev taşır.

Kurum Dışı Paydaşlara Yapılan Bilgilendirme

Dönemsel yönetici, görevi süresince müşteriler, tedarikçiler, bankalar, denetim kuruluşları ve kimi durumlarda kamu kurumlarıyla temas kurar. Bu paydaşların bilgilendirilmesi, kurum içi duyurudan farklı bir kapsam gerektirir.

Bu bilgilendirmenin operasyonel tarafı da aynı dönemde tamamlanır. Yetki devri belgeleri, imza yetkileri, sistem erişimleri, kurumsal iletişim kanallarındaki tanımlamalar ve gerekiyorsa banka nezdindeki yetkilendirmeler görev başlangıcıyla eş zamanlı olarak düzenlenir. Bu adımların gecikmesi, dönemsel yöneticinin ilk haftalarda karar alabildiği halde uygulamaya geçiremediği bir durum yaratır ve görevin ilk izlenimini olumsuz etkiler.

Dış bilgilendirmede ölçüt, karşı tarafın işini yürütmek için ihtiyaç duyduğu bilgidir. Yeni muhatabın kim olduğu, hangi konularda kendisine ulaşılacağı ve mevcut süreçlerde bir değişiklik olup olmayacağı aktarılır. Bilgilendirmenin sırası bu tarafta da gözetilir. Kurum içi duyuru tamamlanmadan dışarıya yapılan bir bildirim, ekibin gelişmeyi bir müşteri ya da tedarikçi üzerinden öğrenmesine yol açar. Bu durum, kurum içi duyurunun kurduğu çerçeveyi tek başına geçersiz kılar.

Görevin süreli olduğu bilgisinin dışarıya nasıl aktarılacağı ise kuruma göre değerlendirilen bir konudur. Sözleşme yenilemesi ya da uzun vadeli bir taahhüt konuşulan bir muhatapta, sürecin sürekliliğinin kim tarafından taşındığının belirtilmesi yerinde olur. Rutin işleyişte ise ayrıntılı bir açıklama gerekmez.

Bilgilendirmenin ortak yapılması, geçişi belirgin biçimde kolaylaştırır. Görevi devreden yönetici ya da bağlı olunan üst yönetici ile dönemsel yöneticinin birlikte katıldığı ilk görüşmeler, ilişkinin kurumsal düzeyde sürdüğünü gösterir. Bu uygulama, özellikle uzun süreli müşteri ilişkilerinde muhatabın kurumla arasındaki bağın kişiye değil kuruma ait olduğunu pekiştirir.

Denetim kuruluşları ve kamu tarafındaki muhataplar için ise bilgilendirme, yetkilendirmenin belgelenmesiyle birlikte yürütülür. Bu tarafta belirleyici olan mesajın içeriği değil, imza ve temsil yetkisinin hangi kapsamda tanımlandığıdır. Görev süresi boyunca hangi belgelerin dönemsel yönetici tarafından imzalanacağı ve hangilerinin bağlı olunan üst yöneticide kalacağı baştan netleştirilir.

Kurum içi ve kurum dışı mesajın tutarlı olması ayrıca gözetilir. İçeride süreli olarak tanımlanan bir görevin dışarıda kalıcı bir atama gibi aktarılması, ilerleyen dönemde açıklanması güç bir durum yaratır. Aynı bilginin farklı kanallarda aynı çerçeveyle aktarılması, görev süresi boyunca kurumun tutumunu tutarlı kılar.

Duyurunun etkisinin izlenmesi de sürecin parçasıdır. İlk ayın sonunda birim yöneticileriyle yapılan kısa bir değerlendirme, ekipte hangi soruların hâlâ açık kaldığını gösterir. Görev kapsamına, raporlama hattına ya da görev sonuna ilişkin belirsizlikler bu aşamada hâlâ dile getiriliyorsa, duyurunun tamamlanmadığı anlaşılır ve eksik kalan başlık ayrıca ele alınır. Bu değerlendirme, dönemsel yönetim uygulamasını kurum içinde yerleştirme açısından da bilgi üretir; sonraki atamalarda duyuru kurgusu bu birikime dayanarak hazırlanır.

Duyuru aşamasında kurulan bu çerçeve, görev sonundaki devir aşamasının da zeminini oluşturur. Baştan süreli olarak tanımlanmış ve ekibe bu biçimde aktarılmış bir görevde devir, beklenen bir adım olarak karşılanır. Devrin nasıl planlandığını Dönemsel Yönetim Görevi Tamamlandığında Devir Nasıl Yapılır? başlıklı yazımızda ele almıştık.

E&E Group Interim olarak, Valtus Alliance Türkiye partneri olarak kurumların dönemsel yönetim ihtiyaçlarını global standartlarda ve lokal uzmanlıkla karşılıyoruz. Atama öncesi görev tanımından kurum içi duyuruya ve görev sonundaki devre kadar sürecin tamamını birlikte kurguluyoruz. Dönemsel yönetim ihtiyaçlarınızı değerlendirmek için info@eande.com.tr adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.