Görev Süresi Boyunca Dönemsel Yöneticinin Performansı Nasıl İzlenir?
Dönemsel yönetim görevlendirmelerinde kurumların hazırlık yaptığı iki aşama bulunuyor: görevin tanımlandığı başlangıç ve kazanımın aktarıldığı devir. Aradaki dönem ise çoğu zaman görevin doğal akışına bırakılıyor. Oysa görev süresinin tamamı, kurumun sonuç aldığı ya da almadığı asıl bölüm olarak duruyor.
İzleme yapısının kurulmaması, kurum açısından iki ayrı riski birlikte taşıyor. Birincisi, görevin kurumun değişen gündeminden kopması. İkincisi, görev süresi içinde elde edilen kazanımın kayda geçirilmemesi ve devir aşamasında yeniden üretilmeye çalışılması. Her iki risk de görevin süresinden değil, süre boyunca kurulan iletişimin yapısından kaynaklanıyor.
Bu boşluğun nedeni, dönemsel yöneticinin deneyimine duyulan güven oluyor. Uzun süreli yönetim geçmişi olan ve benzer dönüşümleri daha önce yürütmüş bir yönetici göreve başladığında, kurum izleme ihtiyacını kendiliğinden azaltıyor. Ancak izleme, yöneticinin yetkinliğinin sorgulanması anlamına gelmiyor. Görevin kapsamı ve hedefi kurumun gündemine bağlı olduğu için, gündem değiştiğinde görevin de birlikte güncellenmesi gerekiyor.
E&E Group olarak Valtus Türkiye partnerliğimiz kapsamında yürüttüğümüz görevlendirmelerde, ara dönem gözden geçirmesi yapılan görevlerin hedefe ulaşma oranının belirgin biçimde yükseldiğini gözlemliyoruz. İzleme yapısı kurulmadığında ortaya çıkan tablo ise genellikle şu şekilde oluşuyor: görev başlangıcında tanımlanan hedef ilk aylarda geçerliliğini koruyor, ancak kurumun önceliği değiştikçe yönetici ile kurumun beklentisi arasında sessiz bir mesafe oluşuyor ve bu mesafe ancak devir aşamasında görünür hale geliyor.
İzleme Yapısının Görev Başlangıcında Kurulması
İzleme, görev sırasında akla gelen bir ihtiyaç olarak değil, görev başlangıcında tanımlanan bir yapı olarak kurgulanıyor. Görev tanımı yapılırken hedefin yanına üç unsurun daha yazılması gerekiyor: hedefin hangi göstergelerle izleneceği, gözden geçirmelerin hangi takvimle yapılacağı ve bu görüşmelerin kimlerle yürütüleceği.
Bu yapının görevlendirme kararı verilirken konuşulması, sonraki aşamalarda kolaylık sağlıyor. Görev süresi, ücret yapısı ve kapsam üzerinde anlaşılırken izleme ritminin de yazıya geçirilmesi, tarafların aynı beklentiyle başlamasını sağlıyor. Görev başladıktan sonra gündeme getirilen izleme talebi ise, yöneticinin performansına dair bir tereddüt olarak okunabiliyor.
Göstergelerin belirlenmesi, dönemsel görevlerde kendine özgü bir güçlük taşıyor. Görev süresi sınırlı olduğu için, yıllık hedeflerde kullanılan göstergelerin bir bölümü görev süresi içinde sonuç üretmiyor. Bir yeniden yapılandırma görevinde maliyet etkisinin tamamı bir yıl sonra ortaya çıkarken, görev altı ay sürüyor olabiliyor. Bu nedenle göstergeler iki katmanda tanımlanıyor: görev süresi içinde tamamlanması beklenen çıktılar ve görev sonrasında izlenecek etkiler. İlk katman dönemsel yöneticinin sorumluluğunda kalıyor, ikincisi kalıcı kadroya aktarılıyor.
Çıktı tanımı yapılırken somutluk önem taşıyor. "Süreçlerin iyileştirilmesi" biçiminde yazılan bir çıktı, görev sonunda tarafların farklı yorumlamasına açık kalıyor. Aynı çıktının "iki üretim hattında standart iş akışının yazılı hale getirilmesi ve ekibe aktarılması" biçiminde tanımlanması, izlemeyi de tartışmasız hale getiriyor.
Gözden geçirme takvimi, görev süresine göre belirleniyor. Altı aylık bir görevde ilk gözden geçirmenin otuzuncu gün civarında, ikincisinin görev ortasında ve üçüncüsünün devir hazırlığının başladığı dönemde yapılması işlevli sonuç veriyor. Bir yıla yaklaşan görevlerde üç aylık dönemler daha uygun bir ritim oluşturuyor. Takvimin görev başlangıcında yazılması, gözden geçirmenin bir sorun belirtisi olarak algılanmasını da önlüyor.
Göstergelerin sayısı da sınırlı tutuluyor. Dönemsel görevlerde beş ya da altı göstergenin ötesine geçildiğinde izleme, görevin kendisinden daha fazla zaman alan bir çalışmaya dönüşüyor. Görevin sonucunu en çok etkileyen unsurların seçilmesi, hem yöneticinin hem kurumun aynı tabloya bakmasını sağlıyor.
Muhatabın belirlenmesi üçüncü unsur olarak öne çıkıyor. Dönemsel yönetici kurum içinde genellikle genel müdüre, yönetim kuruluna ya da hissedar temsilcisine bağlı çalışıyor. Gözden geçirme görüşmelerinin bu hattın dışına çıkmaması, görevin kurum içi tartışma konusuna dönüşmesini engelliyor. Görev tanımının nasıl netleştirildiğini Dönemsel Yönetim Sürecinde Görev Tanımı Nasıl Netleştirilir? başlıklı yazımızda ele almıştık.
Ara Dönem Gözden Geçirmeleri Nasıl Yürütülür
Ara dönem görüşmesi, klasik bir performans değerlendirmesi biçiminde işlemiyor. Görüşmenin konusu yöneticinin kendi çıktısı değil, görevin kurumun gündemiyle uyumu oluyor. Bu nedenle görüşme üç soruyla yürütülüyor: başlangıçta tanımlanan hedef hâlâ geçerli mi, hedefe giden yolda beklenmeyen bir engel çıktı mı ve kurumun sağlaması gereken destek eksiksiz sağlanıyor mu.
Birinci soru, dönemsel görevlerin en sık atlanan noktasına dokunuyor. Kurumun önceliği görev süresi içinde değişebiliyor. Bir satın alma süreci hızlanabiliyor, beklenen yatırım kararı ertelenebiliyor ya da kritik bir yönetici ayrılabiliyor. Bu değişiklikler görevin kapsamını doğrudan etkiliyor. Hedefin güncellenmesi gerektiğinde bunun yazılı olarak kayda geçirilmesi, devir aşamasında yaşanan tartışmaların önemli bir bölümünü baştan ortadan kaldırıyor.
İlk gözden geçirme, içerik açısından diğerlerinden ayrışıyor. Otuzuncu gün civarında yapılan bu görüşmede yöneticinin görev alanına ilişkin ilk tespitleri paylaşılıyor. Kurumun görev tanımını yaparken öngördüğü tablo ile sahada görülen tablo arasında fark çıkması sık rastlanan bir durum oluyor. Bu farkın erken konuşulması, görevin kalan süresinin doğru kurgulanmasını sağlıyor. Aynı görüşmede ekipten ve yakın paydaşlardan gelen ilk izlenimlerin de değerlendirilmesi, kurumun görevin seyri hakkında ikinci bir kaynağa sahip olmasını sağlıyor.
İkinci soru, engelin niteliğini ayrıştırıyor. Dönemsel yöneticinin karşılaştığı engeller iki gruba ayrılıyor. Kendi yetki alanı içinde çözebileceği engeller görevin doğal parçası sayılıyor. Kurumun karar almasını gerektiren engeller ise yöneticinin çözüm alanının dışında kalıyor ve gözden geçirme görüşmesinin asıl gündemini oluşturuyor. Yetki sınırının aşıldığı noktalarda kurumun zamanında karar üretmesi, görev süresinin verimli kullanılmasını sağlıyor.
Üç sorunun dışında kalan konular gözden geçirmenin gündemine alınmıyor. Günlük operasyona ilişkin ayrıntılar, ekip içindeki tek tek konular ve görev kapsamı dışındaki gelişmeler ayrı kanallarda ele alınıyor. Gündemin dar tutulması, görüşmenin kısa sürmesini ve karar üretmesini sağlıyor.
Üçüncü soru, sorumluluğun kurum tarafına dönüyor. Veriye erişim, ekip üzerindeki yetki, bütçe onayı ve paydaşlarla temas izni, dönemsel yöneticinin sonuç üretmesi için kurumun sağlaması gereken koşullar arasında yer alıyor. Bu koşullardan biri eksik kaldığında sonuç gecikiyor, gecikmenin nedeni ise çoğu zaman yöneticinin performansına atfediliyor. Gözden geçirme görüşmesi, bu atfın yanlış kurulmasını önleyen en pratik uygulama olarak duruyor.
Görüşmenin yürütülme biçimi de sonucu etkiliyor. Gözden geçirmenin bir sunum formatına dönüşmesi, yöneticinin zamanının önemli bir bölümünü hazırlığa ayırmasına yol açıyor. Bunun yerine gündemin önceden paylaşılması ve görüşmenin karşılıklı bir değerlendirme biçiminde yürütülmesi, hem süreyi kısaltıyor hem de açık konuların gerçekçi biçimde ele alınmasını sağlıyor.
Görüşmenin kayda geçirilme biçimi de sonucu etkiliyor. Uzun raporlar yerine, her gözden geçirmede bir sayfalık bir not tutulması yeterli oluyor. Notun içinde hedefin güncel hali, tamamlanan çıktılar, açık kalan konular ve kurumdan beklenen kararlar yer alıyor. Bu notlar birikerek devir dosyasının iskeletini oluşturuyor ve görev sonunda ayrıca bir belge hazırlanması ihtiyacını azaltıyor.
İzlenen Göstergeler ve Kurumun Sorumluluğu
Dönemsel görevlerde izlenen göstergeler, görevin türüne göre farklılaşıyor. Bir yeniden yapılandırma görevinde izlenen unsurlarla, yönetici ayrılığı sonrası devreye giren bir görevde izlenen unsurlar aynı olmuyor. Bununla birlikte görev türünden bağımsız biçimde her görevde izlenmesi anlamlı olan başlıklar bulunuyor:
• Görev başlangıcında tanımlanan çıktıların takvime göre tamamlanma durumu.
• Kurumun karar üretmesi beklenen konularda geçen süre.
• Ekibin görev süresi içindeki kalıcılığı ve kritik pozisyonlardaki hareket.
• Yetkinlik aktarımının hangi aşamada olduğu ve hangi kalıcı kadro üyesine yapıldığı.
• Paydaş tarafındaki temasın sürdürülebilirliği, özellikle müşteri ve tedarikçi ilişkilerinde.
• Görev sonrası izlenecek etkilerin ölçüm altyapısının hazırlanıp hazırlanmadığı.
Bu başlıkların ortak yanı, yalnızca sonuç değil süreç de ölçmeleri. Dönemsel görevlerde sonucun bir bölümü görev süresi içinde ortaya çıkmadığı için, sürecin doğru yürüdüğünü gösteren işaretlerin izlenmesi kurum açısından güvence sağlıyor.
Göstergelerin kimin tarafından raporlandığı da netleştiriliyor. Dönemsel yöneticinin kendi çıktısını raporlaması olağan bir uygulama olmakla birlikte, ekip kalıcılığı ve paydaş ilişkileri gibi başlıklarda kurum tarafındaki verinin kullanılması daha güvenilir bir tablo üretiyor. İki kaynağın birlikte değerlendirilmesi, görevin seyrine dair tek yönlü bir okumanın önüne geçiyor.
Yetkinlik aktarımının izlenmesi bu başlıklar arasında ayrı bir yer tutuyor. Dönemsel görevin kalıcı değer üretmesi, yöneticinin ayrılmasından sonra kalan yapıya bağlı oluyor. Aktarımın görev sonunda değil görev boyunca yürütülmesi, devir aşamasının bir teslim töreni olmaktan çıkıp doğal bir tamamlanmaya dönüşmesini sağlıyor. Devir aşamasının nasıl kurgulandığını Dönemsel Yönetim Görevi Tamamlandığında Devir Nasıl Yapılır? başlıklı yazımızda paylaşmıştık.
Kurumun sorumluluğu, izleme yapısının sürdürülmesiyle sınırlı kalmıyor. Gözden geçirmede ortaya çıkan bulgulara karşılık verilmesi de aynı ölçüde belirleyici oluyor. Kurumdan karar bekleyen bir konu iki gözden geçirme boyunca açık kalıyorsa, görev süresinin bir bölümü fiilen kullanılamıyor. Bu tabloyu önlemek için gözden geçirme görüşmelerinin, karar alma yetkisine sahip kişinin katılımıyla yapılması öneriliyor.
Birden fazla lokasyonu ya da ülkeyi kapsayan görevlerde izleme yapısı ayrıca önem taşıyor. Görev alanı dağıldıkça, kurumun görevin seyrine ilişkin doğrudan gözlemi azalıyor. Bu görevlerde gözden geçirme sıklığının artırılması ve her lokasyon için ayrı çıktı tanımlanması, tablonun bütün halinde görünmesini sağlıyor. Valtus Alliance ağı üzerinden yürütülen sınır ötesi görevlerde bu yapı, yerel ekiple merkez arasındaki bilgi akışını da düzenliyor.
Erken uyarı işaretlerinin tanınması da izlemenin bir parçası sayılıyor. Gözden geçirmelerin ertelenmesi, notların kısalması, kurumdan beklenen kararların birikmesi ve ekip içinde raporlama hattına dair soruların artması, görevin seyrinde bir sorun oluştuğunu gösteren ilk işaretler arasında yer alıyor. Bu işaretlere zamanında karşılık verilmesi, görev süresinin sonunda telafi edilemeyecek bir kayıp oluşmasını önlüyor.
Görevin uzatılması ya da erken tamamlanması kararı da bu izleme yapısından çıkıyor. Hedefin öngörülenden erken tamamlandığı görevlerde sürenin uzatılması kurum açısından maliyet üretiyor. Kapsamın genişlediği görevlerde ise sürenin uzatılması gerekiyor. Her iki karar da ara dönem notlarına dayandığında, taraflar arasında tartışma konusu olmaktan çıkıyor.
1992'den bu yana yürüttüğümüz yönetim danışmanlığı deneyimimiz ve Valtus Alliance Türkiye partnerliğimizle, kurumunuzun dönemsel yönetim görevlendirmelerini izleme yapısıyla birlikte kurgulamak üzere bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Yorumlar